Como realizar o cruzamento entre Operação e Estoque
Este guia orienta a analise comparativa entre o saldo de e-tickets (Estoque) e as validações em tempo real (Operação).
O objetivo é proporcionar uma visão completa do evento, permitindo monitorar desde as vendas até a eficiência do fluxo de entrada. Ao cruzar esses dados, você garante que cada ingresso vendido seja rastreado com precisão, compreendendo como a operação de campo está performando em relação aos ingressos disponíveis no evento.
Para visualizar os dados de estoque e operação dos seus e-tickets, utilize o filtro de busca e selecione o grupo desejado. Caso ainda não possua um, você deve criar um Grupo de Produtos e habilitar a opção Grupo para Gestão de um evento E-tickets. Essa configuração garante que, ao acessar o dashboard, todas as métricas exibidas estejam associadas ao evento específico.
O Dashboard de E-tickets centraliza a gestão do seu evento, permitindo o monitoramento preciso do Estoque e do fluxo da Operação do seu evento.
O Dashboard acompanha apenas um evento por vez, pois sua visualização é sempre baseada em um Grupo de Produtos específico. Não é possível, portanto, visualizar ingressos de múltiplos eventos simultaneamente.
Nessa página:
Entendendo o Fluxo de Dados no Dashboards de E-tickets
Cruzamento de Métricas do Dashboards de Estoque e Operação
Boas práticas para maximizar os resultados com o Dashboard de E-tickets
Antes de começar, você precisa…
Ter ativado a opção Grupo para Gestão de um Evento (e-tickets) na criação do Grupo de Produtos.
Entendendo o Fluxo de Dados no Dashboards de E-tickets
Na Guru, o dashboard de e-tickets mostra momentos diferentes, onde é possível ter acesso às informações do Estoque e da Operação.
Dashboard de Estoque
O Dashboard de Estoque apresenta uma visão geral do seu estoque de ingressos com base no grupo de produtos associados aos e-tickets:
Indicadores e Visão Geral: indica os números principais do seu evento, mostrando o total de e-tickets, a quantidade de ingressos vendidos, reservados e disponíveis. A seção Visão Geral inclui um gráfico que permite analisar a distribuição e proporção desses ingressos tanto em quantidade exata quanto em porcentagem; e
Estoque por Produto e Oferta: apresenta uma lista detalhada para a gestão dos ingressos através do produto principal e de suas ofertas associadas. Nesta lista, é possível visualizar o nome do produto e da oferta, além do total de ingressos, ingressos vendidos, reservados e disponíveis específicos para cada variação.
Dashboard de Operação
O Dashboard de Operação apresenta uma visão detalhada sobre o ciclo de vida e o engajamento dos ingressos vendidos para o seu evento, desde a compra até o check-in do participante, sendo representados da seguinte forma:
Total de ingressos: a quantidade total de ingressos que foram vendidos;
Em aberto: o número de ingressos vendidos que ainda não foram atribuídos a nenhum participante e/ou convidado;
Convidados: ingressos que já foram atribuídos a um participante, mas a pessoa ainda não gerou o ingresso com o QRCode para entrar no evento;
Atribuídos: ingresso em que o participante já foi atribuído e tem o ingresso com o QRCode gerado em mãos; e
Checked-in: o número de ingressos que já foram realizados o check-in pelo participante e/ou convidado, ou seja, participantes que já validaram o ingresso para acessar o evento.
Além do panorama, o dashboard conta com a seção Operação por Produto, que apresenta o detalhamento de todas essas etapas, como Total, Em Aberto, Convidados, Atribuídos e Checked-in, separadas por cada produto ou variação de ingresso do evento.
O monitoramento dos Dashboards de Estoquee Operação é essencial para a gestão de fluxo, pois permite acompanhar, em tempo real, a atribuição de ingressos aos convidados e a geração dos QR Codes, sinalizando a confirmação de participação antes mesmo do início do evento.
Cruzamento de Métricas do Dashboards de Estoque e Operação
No Dashboard de E-tickets da Guru, o cruzamento de métricas permite uma visão clara da capacidade do evento versus o status da operação. O objetivo é monitorar o equilíbrio entre o estoque e o volume de ingressos (status), facilitando a identificação de em qual fase do ciclo - da venda ao check-in - o seu evento se encontra.
Nesta seção, exemplificamos como extrair informações dos indicadores de e-tickets, facilitando a identificação de qual fase do ciclo de vendas o seu evento se encontra. Cada métrica será apresentada individualmente para oferecer uma visão estratégica e completa do seu evento
Cruzamento entre as métricas do Dashboard E-tickets - Estoque
Métrica no Dash Estoque | O que o cruzamento indica? |
Vendidos O volume total de ingressos vendidos, que já foram processados e integrados à operação. | O volume de ingressos que completaram o ciclo de pagamento. |
Disponíveis O saldo de ingressos que ainda permanecem em estoque para venda e/ou distribuição. | O saldo real para novas vendas - é o resultado direto da configuração de estoque da oferta menos o que já foi vendido ou reservado - janela de oportunidade. |
Reservados Ingressos bloqueados ou em processo de pagamento, retirados do estoque, mas ainda não confirmados. | Ingressos que "saíram" dos Disponíveis, mas ainda não entraram nos Vendidos e indicam compras em processamento (Boleto/Pix). Se um ingresso Reservado não for convertido (ex: boleto expirado), ele retorna automaticamente para o status de Disponível dentro daquela oferta, liberando o checkout para um novo comprador. |
Total Indica o total de ingressos inicialmente em estoque para o evento. | O limite máximo definido na configuração da oferta - serve como base para calcular a porcentagem de ocupação do evento. |
Os valores de Reservados e Disponíveis são determinados pela configuração de estoque da oferta. Além disso, ambos podem ser consultados diretamente nos detalhes da própria oferta.
Cruzamento entre as métricas do Dashboard E-tickets - Operação
Métrica no Dash Operação | O que o cruzamento indica? |
Total de Ingressos O total de ingressos disponíveis para o evento | O total de ingressos que estão associados ao grupo de produto - representa a quantidade total sendo a soma de todos os status: aberto; convidado; atribuído e check-in. |
Em Aberto Ingressos que, embora vendidos, ainda não foram vinculados a um participante específico. (*) O dashboard de operação contabiliza somente ingressos vendidos - os ingressos “Reservados” não são incluídos na contagem. | Indica o volume de compradores que ainda não nominaram seus ingressos. |
Atribuídos Ingressos que já foram atribuídos (email) definido e prontos para serem usados. | O cruzamento entre Atribuídos e Total mostra o percentual de ingressos que já têm um "dono" oficial. |
Check-in Indica os ingressos que já foram validados na entrada, confirmando a presença do participante ou convidado no evento | O cruzamento entre Check-in e Atribuídos revela o engajamento real no dia do evento, permitindo medir o fluxo de entrada por hora e a eficiência da sua equipe de recepção. |
Os dados acima só serão consolidados se os produtos estiverem vinculados a um grupo com a opção Grupo para Gestão de um evento (E-tickets) devidamente ativada.
Boas práticas para maximizar os resultados com o Dashboard de E-tickets
Na Guru, você pode utilizar as informações apresentadas no Dashboard de E-tickets para cruzar esses dados com outras ferramentas da nossa plataforma, para alavancar sua operação e melhorar a experiência do seu evento.
Você pode aplicar essas informações ao seu evento, como:
1. Antecipação do Check-in (atribuição): a métrica com status Atribuídos é o seu maior aliado, pois se a lacuna entre Vendidos e Atribuídos estiver alta antes do evento pode impactar na agilidade da entrada no evento.
Na prática: utilize a automação de E-mails/WhatsApp para disparar um lembrete aos participantes/convidados - isso evita filas na entrada e garante que o participante/convidado chegue ao evento com o QR Code pronto (é possível realizar o modo de credenciamento, a partir da leitura de um QR code, ou realizar de forma manual, para isto, o participante/convidado deverá entrar em contato para antecipação); e
2. Gestão Demanda (Estoque Real-Time): o monitoramento do estoque Disponível permite que você tome decisões de marketing baseadas em dados reais, não em suposições.
Na prática: você pode monitorar o cruzamento do estoque Disponíveis no dashboards durante grandes lançamentos - use a integração como as notificações de venda para que o time de marketing saiba o momento exato de anunciar, como por exemplo, o últimos ingressos, usando a técnica do gatilho de escassez baseado no estoque real indicado no dashboards.
Ao integrar os indicadores do Dashboard de E-tickets com as ferramentas de automação e comunicação da Guru, você deixa de observar números e passa a gerir a jornada do seu participante de ponta a ponta.